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2030 fragt jemand nach 2008. Wie lange dauert die Antwort?

Aufbewahrungspflicht ist kein Speicherproblem. Sie ist ein Zugriffsproblem mit Nachweispflicht. Das Whitepaper zeigt, wie Aufbewahren, Löschen und Beweisen an einem Datenbestand zusammenlaufen und was Ihre Archivierung dafür können muss.

✓ Drei Pflichten: aufbewahren, löschen, beweisen
✓ Normenlandschaft sortiert: AO, HGB, GoBD, DSGVO, ISO 27001
✓ Acht Anforderungen als Prüfraster für jedes Archivierungswerkzeug

Für CDO, CIO, Compliance Officer, IT-Architektur und QM-Leitung
Datenbank-Archivierung · Application Retirement · Data Governance

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70%
der Daten in produktiven Datenbanken sind historische Bestände, die operativ nicht mehr gebraucht, aber weiter mitbezahlt werden.
7-stellig
summieren sich die jährlichen Kosten, wenn fünf bis zehn Altsysteme nur noch als Datenbehälter weiterlaufen.
bis 50 Jahre
reichen gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Über diesen Zeitraum müssen Daten auffindbar, lesbar und belegbar bleiben.
Der Ernstfall

Die Prüfung ist nicht der Moment, in dem man das Thema aufsetzt.

Eine Anwendung ist fachlich am Ende ihres Lebenszyklus, lässt sich aber nicht abschalten, weil ihre Daten einer Aufbewahrungspflicht unterliegen. Sie läuft weiter, allein als Datenbehälter und bindet Lizenz, Wartung, Betrieb, Hardware und Spezialwissen, das im Haus immer knapper wird.

Der zweite Kostenblock ist unsichtbar und trifft die Compliance-Seite: Kommt eine Aufsichtsanfrage, beginnt die Suche in Altsystemen, Exporten und Tabellen. Was auf dem Papier eine Aufbewahrungspflicht war, ist in der Praxis eine Rechercheaufgabe von Tagen bis Wochen.

Typische Größenordnungen
50.000 – 200.000 €
pro Jahr für ein abzulösendes Fachverfahren oder ERP-Modul im Weiterbetrieb
1 – 5 Mio. €
pro Jahr für einen Bestandsführungs-Mainframe bei einem Versicherer
Tage bis Wochen
Recherche pro Prüfung oder Auskunftsverlangen, solange die Bestände im Altsystem liegen
Zahlen im Whitepaper nachlesen
KERNTHESE DES WHITEPAPERS

„Wer die Daten hat, sie aber nicht in vertretbarer Zeit auffindbar, lesbar und belegbar machen kann, hat die Pflicht nicht erfüllt."

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Der Inhalt

Was im Whitepaper steht

Von den drei regulatorischen Pflichten über die sortierte Normenlandschaft und den Zielkonflikt aus Unveränderbarkeit und Löschpflicht bis zum gerechneten Business Case. Inklusive der Stellen, an denen wir sagen, was unser eigenes Werkzeug nicht kann.

Vollständiges Whitepaper anfordern

Die drei Pflichten

Aufbewahren, löschen und beweisen gelten gleichzeitig und hängen am selben Datenbestand.

Die Normenlandschaft sortiert

Vier Cluster von AO und HGB über GoBD und DSGVO bis ISO 27001, DORA, MDR und Branchenrecht.

Warum die Standardantworten nicht reichen

Backup, Altsystem weiterlaufen lassen, DMS oder Eigenbau. Vier Antworten, die das Problem nicht lösen.

Acht Anforderungen als Prüfraster

Konkrete Prüffragen für jedes Archivierungswerkzeug, von Retention-Policy bis Verfahrensdokumentation.

Der Zielkonflikt

Unveränderbarkeit gegen Löschpflicht auf demselben Speicher und die einzig vertretbaren Reaktionen darauf.

Der Business Case

Woher der ROI kommt, mit einer Beispielrechnung über fünf Jahre und drei Fallbeispielen aus der Praxis.

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DIE WEICHENSTELLUNG

Drei Pflichten, eine Mechanik.

In vielen Organisationen bearbeiten drei verschiedene Stellen diese Pflichten mit drei verschiedenen Werkzeugen. Solange das getrennte Vorgänge sind, ist jede Prüfung ein Projekt. Data Governance für strukturierte Daten führt sie an einem Datenbestand zusammen.

01 Aufbewahren
 

Fristen von 6 bis 50 Jahren

Handelsrecht, Steuerrecht, Branchenrecht und Produkthaftung schreiben Fristen vor. Die Frist gilt für den Inhalt, nicht für die Anwendung, in der er entstanden ist.


TYPISCHE ZUSTÄNDIGKEIT

Bislang: IT über Backup und Storage

02 Löschen
 

DSGVO Art. 5 und Art. 17

Personenbezogene Daten dürfen nicht länger vorgehalten werden als nötig und müssen auf Verlangen gelöscht werden. Kein Widerspruch zur Aufbewahrung, sondern eine gleichrangige Pflicht mit anderer Richtung.


TYPISCHE ZUSTÄNDIGKEIT

Bislang: Datenschutz über Konzepte und Listen

03 Beweisen
 

Wann, durch wen, auf welcher Grundlage

Beide Pflichten sind wertlos, wenn ihre Erfüllung nicht belegbar ist. Ein Auditor fragt nicht, ob Sie gelöscht haben, sondern wann, durch wen und ob der Datensatz zwischenzeitlich verändert wurde.


TYPISCHE ZUSTÄNDIGKEIT

Bislang: Revision über nachträgliche Rekonstruktion

 

AUS DER PRAXIS

Drei Projekte, drei belegte Ergebnisse.

Application Retirement und Datenbank-Archivierung mit CHRONOS. Die vollständigen Fallbeispiele stehen im Whitepaper.

BMW Group
3,75 Mio.
Datensätze monatlich archiviert

Wachsende Produktivdatenbanken banden Lizenz-, Storage- und Betriebskosten, während Rückverfolgbarkeitspflichten das Abschalten verhinderten.

Rückverfolgbarkeit nach IATF 16949 erhalten · Zugriff ohne Altsystem
Anton Schlecker
7 Altsysteme
abgeschaltet, 0 % Datenverlust

Insolvenzabwicklung mit dauerhaftem Zugriff für Gerichte, Behörden und Sozialversicherungsträger. Andere Anbieter hielten das Projekt für nicht realisierbar.

AS/400, Navision, Teradata u. a. · gesetzliche Archivierung zu 100 % erfüllt
KLS Martin Group
90%
Einsparung bei Speicher und Lizenzen

IT-Neuausrichtung nach Fusion: mehrere ERP-Altsysteme zentral zusammengeführt, Compliance-Anforderungen automatisch eingehalten.

Dauerhafter Zugriff auf archivierte Daten · nach Systemmigration
Die Gegenfrage, die im Gespräch trägt
„Wenn 2030 jemand nach einem Vorgang aus 2008 fragt: klickt eine Sachbearbeiterin dann auf ein PDF, oder muss ein Altsystem wieder hochgefahren werden?"
Aus dem Kapitel „Warum die Standardantworten nicht reichen"
35+ Jahre
Shopfloor-Erfahrung
50 Jahre
revisionssicher belegbar
200+ Werke
weltweit im Produktivbetrieb

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In 30 Minuten zeigen wir an Ihren eigenen Beständen, wie Aufbewahren, Löschen und Beweisen an einem Datenbestand zusammenlaufen. Konkret, an Ihren Daten.

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