Eine Betriebsprüfung steht an. Der Prüfer braucht Produktionsdaten aus dem Jahr 2019. Das System, das diese Daten damals erfasst hat, wurde 2022 abgelöst. Die Daten liegen im Archiv, aber im Qualitätsteam kommt niemand direkt heran. Also geht ein IT Ticket raus, und drei Tage später kommt eine CSV Datei zurück. Der Archivzugriff ist in vielen Fertigungsbetrieben eine IT Aufgabe, obwohl die Daten den Fachbereichen gehören. Wer das Zugriffsmodell richtig wählt, entlastet die IT und kann Altsysteme endlich abschalten.
- Archivzugriff ohne IT Ticket bedeutet, dass berechtigte Mitarbeitende aus Qualität, Produktion oder Controlling archivierte Daten selbst suchen, ansehen und exportieren, ohne dass die IT jede Anfrage bearbeitet.
- Es gibt vier Zugriffsmodelle für Datenarchive: IT zentralisiert, delegiert über Key User, Self Service und hybrid nach Datensensitivität.
- Self Service Archivzugriff braucht drei Sicherheitsgrundlagen: rollenbasierte Zugriffsrechte, einen vollständigen Audit Trail jedes Zugriffs und unveränderliche Archivdaten.
- Steuerlich relevante Daten müssen nach § 147 Abs. 2 AO während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar und maschinell auswertbar bleiben, auch wenn das Quellsystem längst abgeschaltet ist.
Festlegen
Klären Sie in einer Rollenmatrix, welche Rolle welche Archivdaten sehen darf.
Absichern
Protokollieren Sie jeden Zugriff und speichern Sie Archivdaten unveränderlich.
Abschalten
Archivieren Sie im offenen Format, damit Altsysteme nicht nur für den Datenabruf weiterlaufen.
Archivdaten werden in der Fertigung aus vielen Gründen gebraucht: für eine Betriebsprüfung, für einen Chargennachweis, für eine Kundenreklamation oder für ein Audit beim OEM. In den meisten Betrieben läuft jede dieser Anfragen über die IT. Sie priorisiert, sucht im Archiv, exportiert, konvertiert und übergibt die Daten.
Das Problem ist dabei nicht die IT, sondern die Organisation des Archivzugriffs. Solange das Archiv als IT System verwaltet wird und nicht als Ressource der Fachbereiche, bleibt die IT der Flaschenhals. Hinzu kommt eine gesetzliche Seite: Steuerlich relevante Daten müssen über Jahre verfügbar und auswertbar bleiben, auch nach einem Systemwechsel.
Dieser Beitrag zeigt, was der Archivzugriff per IT Ticket kostet, welche Pflichten aus Abgabenordnung und DSGVO gelten, wie sich die vier Zugriffsmodelle unterscheiden, wie Sie eine Rollenmatrix aufbauen und welche fünf technischen Voraussetzungen echter Self Service braucht. Er richtet sich an Verantwortliche aus IT, Qualität, Compliance und Controlling in Automobilindustrie, Maschinenbau und Medizintechnik.
01 · Problem
Warum wird die IT beim Archivzugriff zum Engpass?
Der Engpass beim Archivzugriff ist ein organisatorisches Problem. Er entsteht durch eine Grundsatzentscheidung: Datenarchive werden als IT Systeme verwaltet und nicht als Ressource der Fachbereiche. Die Folge ist eine Abhängigkeitskette, in der jede Datenanfrage über die IT läuft.
Ein typischer Archivzugriff ohne Self Service durchläuft sieben Schritte. Nach der Erfahrung aus CSP Kundenprojekten dauert das insgesamt drei bis sieben Tage.
| Schritt | Wer | Typische Dauer |
|---|---|---|
| 1. Anfrage entsteht | Qualität, Controlling oder Vertrieb | sofort |
| 2. IT Ticket erstellen | Fachbereich | 10 bis 30 Minuten |
| 3. Ticket priorisieren | IT | 1 bis 3 Werktage Wartezeit |
| 4. Archiv durchsuchen | IT | 1 bis 4 Stunden |
| 5. Export und Konvertierung | IT | 30 bis 120 Minuten |
| 6. Rückfragen klären | Fachbereich und IT | plus 1 bis 2 Tage |
| 7. Daten übergeben | IT an Fachbereich | gesamt 3 bis 7 Tage |
Besonders kritisch wird das, wenn viele Anfragen gleichzeitig kommen. Bei einer Betriebsprüfung oder einem Kundenaudit wenden sich Qualität, Controlling und Geschäftsführung parallel an die IT, genau dann, wenn deren Kapazität ohnehin knapp ist.
02 · Kosten
Was kostet ein Archivzugriff per IT Ticket?
Der Archivzugriff per IT Ticket kostet Zeit auf beiden Seiten. Der Fachbereich wartet, die IT bearbeitet Anfragen, die keinen Mehrwert erzeugen. Drei Werte aus CSP Projekten zeigen die Größenordnung:
3 bis 7 Tage
typische Wartezeit auf Archivdaten per IT Ticket
Quelle: CSP Kundenprojekte
65 %
der IT Tickets zu Archivdaten wären per Self Service lösbar
Quelle: CSP Analyse
0 Minuten
Wartezeit, wenn der Fachbereich selbst auf das Archiv zugreift
Quelle: CHRONOS Praxis
Wie sich der Aufwand über ein Jahr summiert, zeigt eine Beispielrechnung mit fünf typischen Anfragearten.
| Anfrageart | Tickets pro Jahr | IT Aufwand je Ticket | Kosten pro Jahr |
|---|---|---|---|
| Produktionsdaten aus Altsystem abrufen | 60 bis 80 | 2 bis 4 h | 9.600 bis 28.800 € |
| Chargennachweis für Qualitätsprüfung | 40 bis 60 | 1 bis 3 h | 4.800 bis 21.600 € |
| Belegrekonstruktion für Steuerprüfung | 10 bis 20 | 3 bis 6 h | 3.600 bis 14.400 € |
| Archivdaten für Kundenbeschwerden | 30 bis 50 | 1 bis 2 h | 3.600 bis 12.000 € |
| Zugriff auf Altsystem für ein Audit | 20 bis 30 | 4 bis 8 h | 9.600 bis 28.800 € |
| Summe | 160 bis 240 | 31.200 bis 105.600 € |
Die Zahlen sind eine Beispielrechnung und keine Branchenwerte. Sie zeigen, dass sich schon wenige Archivanfragen pro Woche zu einem fünfstelligen Betrag summieren. Diese Kosten sind Opportunitätskosten: Die gebundene IT Kapazität fehlt an anderer Stelle, etwa in Digitalisierungsprojekten.
Was der Engpass jenseits des Geldes kostet
- Entscheidungen verzögern sich, weil Controlling oder Qualität tagelang auf Daten warten.
- Bei Betriebsprüfungen und Audits laufen alle Anfragen gleichzeitig in die IT.
- Fachbereiche entwickeln Umgehungswege wie lokale Exporte, Schattenkopien und Daten im Mailanhang.
- Altsysteme lassen sich nicht abschalten, solange der Archivzugriff über sie läuft.
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03 · Pflichten
Welche Pflichten gelten für den Zugriff auf Archivdaten?
Für den Archivzugriff gelten zwei Regelwerke gleichzeitig. Die Abgabenordnung verlangt, dass steuerlich relevante Daten über Jahre verfügbar und auswertbar bleiben. Die DSGVO verlangt, dass personenbezogene Daten nur den Personen zugänglich sind, die sie für ihren Zweck brauchen. Ein gutes Zugriffsmodell erfüllt beides.
Aufbewahrungsfristen nach § 147 AO
§ 147 Abs. 3 der Abgabenordnung legt drei Fristen fest. Bücher, Aufzeichnungen, Inventare und Jahresabschlüsse sowie Unterlagen nach dem Zollkodex der Union sind zehn Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege acht Jahre und die übrigen in Absatz 1 genannten Unterlagen, etwa Handels und Geschäftsbriefe, sechs Jahre.
10 Jahre
Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und Unterlagen nach dem Zollkodex der Union
Quelle: § 147 Abs. 3 AO
8 Jahre
Buchungsbelege
Quelle: § 147 Abs. 3 AO
6 Jahre
sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen, etwa Handels und Geschäftsbriefe
Quelle: § 147 Abs. 3 AO
Werden diese Unterlagen elektronisch aufbewahrt, müssen die Daten nach § 147 Abs. 2 Nr. 2 AO während der gesamten Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können. Ein abgeschaltetes Quellsystem entbindet nicht von dieser Pflicht.
Datenzugriff der Betriebsprüfung nach § 147 Abs. 6 AO
Nutzt ein Unternehmen ein Datenverarbeitungssystem, darf die Betriebsprüfung nach § 147 Abs. 6 AO auf die elektronisch gespeicherten Daten zugreifen. Dafür gibt es drei Wege:
| Zugriffsart | Was passiert | Was das für den Archivzugriff heißt |
|---|---|---|
| Z1, unmittelbarer Zugriff | Der Prüfer greift selbst im System auf die gespeicherten Daten zu | Eine eigene Prüferrolle mit Lesezugriff erspart den Umweg über die IT |
| Z2, mittelbarer Zugriff | Das Unternehmen bereitet die Daten nach Vorgaben des Prüfers auf | Fachbereiche brauchen eine Suche, die Daten ohne IT findet |
| Z3, Datenträgerüberlassung | Das Unternehmen überlässt die Daten auf einem Datenträger zur Auswertung | Ein Export in maschinell auswertbare Standardformate ist Pflicht |
Zugänglichkeit nach DSGVO
Art. 25 Abs. 2 DSGVO verlangt Datenschutz durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen. Der Verantwortliche muss sicherstellen, dass durch Voreinstellung nur die personenbezogenen Daten verarbeitet werden, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Diese Pflicht gilt ausdrücklich auch für die Zugänglichkeit der Daten. Für den Archivzugriff heißt das: Jede Rolle sieht standardmäßig nur die Daten, die sie für ihre Aufgabe braucht. Art. 5 Abs. 1 lit. f DSGVO verlangt zusätzlich eine angemessene Sicherheit, einschließlich Schutz vor unbefugter Verarbeitung.
Dieser Abschnitt gibt einen Überblick und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung.
04 · Modelle
Welche vier Zugriffsmodelle für Datenarchive gibt es?
Für den Zugriff auf Datenarchive gibt es vier grundlegende Modelle. Sie unterscheiden sich darin, wer auf die Daten zugreift, wie lange Fachbereiche warten und ob sich Altsysteme abschalten lassen. In produzierenden Unternehmen dominiert heute noch das IT zentralisierte Modell, obwohl es das langsamste ist.
| Modell | Wer greift zu | Wartezeit für den Fachbereich | Altsystem abschaltbar | Geeignet für |
|---|---|---|---|---|
| 1. IT zentralisiert | nur die IT | Tage | nein | kleine IT Organisationen mit wenigen Anfragen |
| 2. Delegiert | Key User im Fachbereich, IT bei komplexen Fällen | abhängig von den Key Usern | eingeschränkt | mittlere Unternehmen, Übergangsphase |
| 3. Self Service | jede berechtigte Rolle | keine | ja | viele Anfragen, klare Rollenstrukturen |
| 4. Hybrid | Self Service, IT für hochsensible Daten | keine für Routinedaten | ja | große Betriebe mit unterschiedlichen Datentypen |
1. IT zentralisiert
Alle Zugriffe laufen über Tickets. Das bringt maximale Kontrolle und keinen Schulungsaufwand, macht die IT aber zum Flaschenhals. Wartezeiten von Tagen sind Standard, Altsysteme bleiben in Betrieb.
2. Delegiert
Ausgewählte Key User im Fachbereich erhalten direkten Zugriff. Das entlastet die IT bei Routineanfragen. Dafür werden die Key User selbst zum Engpass, und ihr Wissen geht mit ihnen, wenn sie das Unternehmen verlassen.
3. Self Service
Jede berechtigte Rolle greift über eine einfache Oberfläche auf ihre freigegebenen Daten zu, ohne Ticket. Jeder Zugriff wird protokolliert. Voraussetzung sind eine Rollenmatrix und eine Archivlösung, die Self Service technisch unterstützt.
4. Hybrid
Produktions und Qualitätsdaten sind per Self Service zugänglich, Personaldaten, Vertragsunterlagen und Finanzdaten bleiben unter IT Kontrolle. Dafür müssen alle Daten zu Beginn nach Sensitivität kategorisiert werden.
Kernaussage
Für die meisten Produktionsbetriebe ist Self Service der Zielzustand. Betriebe mit sehr unterschiedlichen Datentypen fahren mit dem hybriden Modell besser. Das delegierte Modell eignet sich als Übergang, löst das Grundproblem aber nicht.
05 · Rollen
Welche Rolle braucht Zugriff auf welche Archivdaten?
Self Service Projekte für den Archivzugriff scheitern am häufigsten an einem Punkt: Die Rollenmatrix wurde nicht erstellt. Ohne klare Antwort auf die Frage, wer was sehen darf, bleibt Self Service entweder ein Risiko oder wird so restriktiv umgesetzt, dass er keinen Nutzen bringt.
Die folgende Matrix zeigt typische Rollen in Produktionsbetrieben mit einem Vorschlag für den Archivzugriff je Datentyp.
| Rolle | Produktions protokolle | Chargen nachweise | Qualitäts daten | Buchungs belege | Mitarbeiter daten | Lieferanten daten |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Qualitätsmanager | Self Service | Self Service | Self Service | Lesen | IT Ticket | Lesen |
| Produktionsleiter | Self Service | Self Service | Eingeschränkt | IT Ticket | IT Ticket | Lesen |
| Schichtführer | Lesen | Eingeschränkt | IT Ticket | IT Ticket | IT Ticket | IT Ticket |
| Controlling | IT Ticket | IT Ticket | Eingeschränkt | Self Service | IT Ticket | IT Ticket |
| Personalabteilung | IT Ticket | IT Ticket | IT Ticket | IT Ticket | Self Service | IT Ticket |
| Einkauf | IT Ticket | IT Ticket | IT Ticket | IT Ticket | IT Ticket | Self Service |
| Datenschutzbeauftragter | Lesen | Lesen | IT Ticket | IT Ticket | Self Service | IT Ticket |
| Externer Prüfer | Lesen | Lesen | Lesen | Lesen | IT Ticket | IT Ticket |
| IT Administrator | Admin | Admin | Admin | Admin | Admin | Admin |
Self Service: uneingeschränkter Zugriff. Eingeschränkt: Self Service mit Datumsbegrenzung oder Projektbindung. Lesen: Lesezugriff mit Protokolleintrag. IT Ticket: kein direkter Zugriff.
Die Matrix ist ein Ausgangspunkt und keine Vorgabe. Welche Rolle welche Daten sieht, hängt von der Organisation, vom Datenbestand und von der rechtlichen Bewertung ab. Entscheidend ist, dass jede Kombination aus Rolle und Datentyp bewusst entschieden und dokumentiert wird.
06 · Vorgehen
Wie erstellen Sie eine Rollenmatrix in fünf Schritten?
Eine Rollenmatrix für den Archivzugriff entsteht in fünf Schritten. Der erste Schritt ist ein Workshop mit den Fachbereichsleitungen, der letzte die technische Umsetzung in der Archivlösung.
| Schritt | Inhalt | Ergebnis |
|---|---|---|
| 1. Bedarf erheben | Workshop mit den Fachbereichsleitungen: Welche Archivdaten brauchen Sie wie oft und wofür? | Liste der Anfragen je Fachbereich mit Anlass und Häufigkeit |
| 2. Daten kategorisieren | Sensitivität je Datenkategorie festlegen: öffentlich, intern, vertraulich, streng vertraulich | Datenkategorien mit eindeutiger Stufe |
| 3. Matrix entscheiden | Für jede Kombination aus Rolle und Kategorie: Self Service, eingeschränkter Zugriff oder IT Ticket | Vollständige Rollenmatrix |
| 4. Rechtlich prüfen | Datenschutzbeauftragten einbinden, Zugriffe auf personenbezogene Daten gesondert bewerten | Freigegebene Matrix mit dokumentierter Bewertung |
| 5. Technisch umsetzen | Rollen und Rechte in der Archivlösung anlegen, Testzugriffe je Rolle, Audit Trail prüfen | Self Service im produktiven Einsatz |
07 · Technik
Welche fünf technischen Voraussetzungen braucht Self Service Archivzugriff?
Self Service Archivzugriff hängt an den technischen Grundlagen. Fehlt eine der fünf Voraussetzungen, wird Self Service zum Compliance Risiko oder ist im Alltag nicht nutzbar.
Offenes, herstellerunabhängiges Archivformat
Archivdaten liegen in einem offenen Format wie CSV, XML oder PDF/A und sind ohne Spezialsoftware lesbar. Nur so bleiben sie nach dem Abschalten des Quellsystems verfügbar und maschinell auswertbar, wie es § 147 Abs. 2 AO verlangt.
Rollenbasierte Zugriffssteuerung (RBAC)
Jede Rolle liest genau die Datenkategorien, die sie für ihre Arbeit braucht. Andere Daten sind für diese Rolle technisch nicht sichtbar. Das setzt die Vorgabe zur Zugänglichkeit aus Art. 25 Abs. 2 DSGVO direkt um.
Vollständiger Audit Trail
Jeder Zugriff wird automatisch und unveränderlich protokolliert: wer, wann, welche Daten, wie lange. So lässt sich jederzeit belegen, dass nur berechtigte Personen auf die Daten zugegriffen haben.
Browserbasierte Suchoberfläche
Fachbereiche finden Daten nach Datum, Charge, Auftragsnummer oder Kundennummer, ohne die Struktur des Archivs oder des früheren Quellsystems zu kennen. Ist die Suche zu kompliziert, landet die Anfrage doch wieder bei der IT.
Export in Standardformate
Ein Export nach Excel, PDF, CSV oder XML bringt die Daten ohne Konvertierung in die Arbeitsumgebung des Fachbereichs. Für die Datenträgerüberlassung an die Betriebsprüfung ist ein maschinell auswertbarer Export ohnehin nötig.
08 · Sicherheit
Ist Self Service Archivzugriff sicher?
Der häufigste Einwand gegen Self Service kommt aus der IT oder vom Datenschutz: Wenn alle auf das Archiv zugreifen, geht die Kontrolle verloren. Der Einwand ist berechtigt, wenn Self Service falsch umgesetzt wird. Richtig umgesetzt ist er aus Sicherheitssicht oft besser als der Zugriff über die IT.
Im IT zentralisierten Modell sieht ein IT Mitarbeitender viele Datenkategorien, und sein Zugriff wird nicht immer einzeln protokolliert. Im Self Service Modell sieht jede Person nur ihre freigegebenen Kategorien, und jeder Zugriff landet im Protokoll.
| Aspekt | IT zentralisiert | Self Service mit RBAC |
|---|---|---|
| Zugriffsbreite | IT sieht alle Daten | jede Rolle sieht nur freigegebene Kategorien |
| Protokollierung | oft nur summarisch: Ticket bearbeitet | automatisch: wer, was, wann, wie lange |
| Fehlerrisiko | IT kann falsche Daten liefern | technisch auf erlaubte Daten begrenzt |
| Datenschutz | abhängig von der Disziplin einzelner Personen | durch Voreinstellung technisch abgesichert |
| Nachweis im Audit | manuelle Dokumentation | unveränderliches Zugriffsprotokoll |
| Reaktion bei Vorfall | Sperrung per Ticket | Rechte zentral sofort widerrufbar |
Kernaussage
Self Service bedeutet nicht weniger Kontrolle. Mit Rollenmatrix, Audit Trail und unveränderlichen Daten ist nachvollziehbarer geregelt, wer auf welche Archivdaten zugreift, als bei Anfragen per Ticket.
09 · Altsysteme
Warum laufen Altsysteme nur noch für den Archivzugriff weiter?
Viele Altsysteme in Produktionsbetrieben laufen nach ihrer Ablösung jahrelang weiter, weil sie als Werkzeug für den Archivzugriff dienen. Ihre fachliche Aufgabe ist erledigt, aber ohne das System kann niemand die historischen Daten öffnen. Bei Aufbewahrungsfristen von bis zu zehn Jahren nach § 147 Abs. 3 AO kann das sehr lange dauern.
Daraus entsteht ein Kreislauf: Das Altsystem wird nicht abgeschaltet, weil man noch auf die Daten zugreifen muss. Die Daten werden nicht migriert, weil das Altsystem ja noch läuft. Das System verursacht weiter Lizenz und Wartungskosten, braucht Security Patches, Infrastruktur und Backups und erhält im End of Life keine Updates mehr. Mit jedem Personalwechsel steigt außerdem das Risiko, dass niemand mehr weiß, wie man im Altsystem an die Daten kommt.
Der Ausweg ist, die Daten in ein herstellerunabhängiges Archiv mit Self Service Zugriff zu überführen. Danach kann das Altsystem abgeschaltet werden. Wie das Schritt für Schritt funktioniert, beschreiben die Beiträge zum Abschalten von Altsystemen bei laufender Aufbewahrungspflicht und zur Ablösung von Legacy Systemen.
Kernaussage
„Die teuersten Legacy Systeme in Produktionsbetrieben sind nicht die, die noch aktiv genutzt werden. Es sind die, die nur noch laufen, damit jemand einmal im Monat Archivdaten abrufen kann.“ Korbinian Hermann, CEO, CSP Intelligence GmbH
Altsysteme abschalten, Daten verfügbar halten
In einer Live Demo zeigen wir Ihnen, wie Fachbereiche mit CHRONOS archivierte Daten selbst finden und exportieren, rollenbasiert und vollständig protokolliert.
10 · Lösung
Wie unterstützt CHRONOS den Archivzugriff im Self Service?
CSP Intelligence ist ein Softwareunternehmen für die Fertigungsindustrie mit Sitz in Bayern. CHRONOS ist die Lösung für revisionssichere Datenarchivierung im Manufacturing OS. Für den Archivzugriff ohne IT Ticket sind drei Funktionsbereiche relevant:
Suchen und exportieren
Eine browserbasierte Oberfläche findet archivierte Produktionsdaten, Qualitätsdaten und Daten aus Altsystemen. Der Export nach Excel, PDF oder CSV erfolgt direkt aus dem Archiv, ohne IT Beteiligung.
Rollen und Protokoll
Jede Rolle sieht nur ihre freigegebenen Datenkategorien. Jeder Zugriff wird automatisch und unveränderlich protokolliert.
Altsysteme abschalten
Quelldaten aus Oracle, SAP, MS SQL oder CSV werden herstellerunabhängig archiviert. Danach lassen sich die Altsysteme vollständig abschalten. Mehr zu CHRONOS
Wie sich ein Data Warehouse stilllegen lässt, ohne die Daten zu verlieren, zeigt der Beitrag zur Stilllegung von Teradata.
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Was ist Self Service Archivzugriff?+
Self Service Archivzugriff ist ein Zugriffsmodell, bei dem berechtigte Mitarbeitende im Fachbereich archivierte Daten selbst suchen, ansehen und exportieren. Welche Daten eine Person sieht, legt eine Rollenmatrix fest. Jeder Zugriff wird automatisch protokolliert. Die IT bearbeitet keine Routineanfragen mehr, sondern verwaltet Rollen und Rechte.
Wie lange müssen Archivdaten aufbewahrt werden?+
Nach § 147 Abs. 3 AO gelten zehn Jahre für Bücher, Aufzeichnungen, Inventare und Jahresabschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege und sechs Jahre für die übrigen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen wie Handels und Geschäftsbriefe. Für Qualitätsdaten können zusätzlich Fristen aus Kundenverträgen oder Branchenvorgaben gelten.
Ist Self Service Archivzugriff mit der DSGVO vereinbar?+
Ja, wenn er richtig umgesetzt ist. Art. 25 Abs. 2 DSGVO verlangt, dass personenbezogene Daten durch Voreinstellung nur im erforderlichen Umfang zugänglich sind. Eine rollenbasierte Zugriffssteuerung setzt genau das um. Zugriffe auf personenbezogene Daten wie Mitarbeiterdaten sollten vor der Freigabe mit dem Datenschutzbeauftragten geprüft werden.
Welche Archivdaten eignen sich nicht für Self Service?+
Hochsensible Daten bleiben in der Regel unter IT Kontrolle, etwa Personaldaten, Vertragsunterlagen und Finanzdaten. Das hybride Zugriffsmodell trennt deshalb nach Sensitivität: Produktions und Qualitätsdaten sind per Self Service zugänglich, hochsensible Kategorien nur über die IT.
Welche Zugriffsrechte hat die Betriebsprüfung auf Archivdaten?+
Nach § 147 Abs. 6 AO darf die Betriebsprüfung auf elektronisch gespeicherte, steuerlich relevante Daten zugreifen. Möglich sind der unmittelbare Zugriff im System (Z1), die Aufbereitung durch das Unternehmen nach Vorgaben des Prüfers (Z2) und die Überlassung eines Datenträgers (Z3). Eine eigene Prüferrolle mit Lesezugriff erleichtert alle drei Wege.
Was passiert mit Daten aus abgeschalteten Systemen?+
Werden die Daten vor dem Abschalten in ein offenes, herstellerunabhängiges Format archiviert, bleiben sie ohne das Quellsystem lesbar und auswertbar, wie es § 147 Abs. 2 AO für die gesamte Aufbewahrungsfrist verlangt. Fachbereiche greifen dann über das Archiv zu und nicht mehr über das Altsystem.
Wie verhindert man, dass Fachbereiche Archivdaten verändern?+
Archivdaten werden unveränderlich gespeichert, und Fachbereiche erhalten ausschließlich Lese und Exportrechte. Änderungen am Archivbestand sind über die Self Service Oberfläche nicht möglich. Der Audit Trail protokolliert zusätzlich jeden Zugriff und jeden Export.
Wie findet der Fachbereich Daten, wenn er die Struktur des Archivs nicht kennt?+
Über eine browserbasierte Suche nach fachlichen Merkmalen wie Datum, Charge, Auftragsnummer oder Kundennummer. Die interne Struktur des Archivs oder des früheren Quellsystems muss dafür niemand kennen.
Was kostet der Archivzugriff per IT Ticket?+
Das hängt von Zahl und Art der Anfragen ab. In der Beispielrechnung dieses Beitrags verursachen 160 bis 240 Archivanfragen pro Jahr 31.200 bis 105.600 € IT Aufwand. Hinzu kommen Wartezeiten, die nach CSP Kundenprojekten typisch bei drei bis sieben Tagen liegen.
Verantwortet Strategie und innovative Softwarelösungen für die produzierende Industrie.