„Wir löschen personenbezogene Daten, wenn wir sie nicht mehr brauchen.“ Das sagen viele Unternehmen. Die DSGVO fragt dann: Wann brauchen Sie sie nicht mehr, und können Sie das nachweisen? In Produktionsbetrieben ist die Frage besonders schwierig, denn personenbezogene Daten stecken in Systemen, die niemand als Datenschutzthema sieht: Werker Kennungen in Fertigungsprotokollen, Benutzerkonten im MES, Prüfer Kennungen im Qualitätssystem, Zeitstempel im Zugangssystem.
- Ein Löschkonzept legt für jede Datenkategorie fest, wann gelöscht wird, wie gelöscht wird und wie die Löschung nachgewiesen wird.
- Grundlage sind der Grundsatz der Speicherbegrenzung und die Rechenschaftspflicht nach Art. 5 DSGVO sowie das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO.
- Besteht eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht, greift die Löschpflicht nach Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO nicht. Die Daten dürfen dann nur noch für die Aufbewahrung genutzt und müssen nach Fristablauf gelöscht werden.
- Pseudonymisierte Daten bleiben personenbezogen. Für Fertigungsprotokolle mit Werker Kennungen ist sie trotzdem ein wirksamer Zwischenschritt.
Wann
Frist und Auslöser je Datenkategorie festlegen.
Wie
Löschmethode je System bestimmen, auch für Backups und Archive.
Nachweis
Jede Löschung protokollieren, damit sie belegbar ist.
Dieser Beitrag erklärt, was die DSGVO beim Löschen verlangt, welche sieben Bausteine ein Löschkonzept braucht, welche Fristen für typische Datenkategorien gelten, wie der Konflikt mit Aufbewahrungspflichten gelöst wird, welche Daten in der Produktion oft übersehen werden und welche Löschmethoden wann taugen. Er richtet sich an IT Leitung, Datenschutz und Compliance in Fertigungsbetrieben.
01 · Pflichten
Was verlangt die DSGVO beim Löschen?
| Vorschrift | Was sie verlangt |
|---|---|
| Art. 5 Abs. 1 lit. e, Speicherbegrenzung | personenbezogene Daten nur so lange speichern, wie es für den Zweck erforderlich ist |
| Art. 5 Abs. 2, Rechenschaftspflicht | die Einhaltung der Grundsätze, also auch der Löschung, nachweisen können |
| Art. 17, Recht auf Löschung | Daten löschen, wenn der Zweck entfällt oder die betroffene Person es zu Recht verlangt |
| Art. 12 Abs. 3, Bearbeitungsfrist | Anträge unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats bearbeiten |
| Art. 25, Datenschutz durch Technikgestaltung | Datenschutzgrundsätze wie die Speicherbegrenzung technisch und organisatorisch wirksam umsetzen |
| Art. 83 Abs. 5, Bußgelder | Verstöße gegen die Grundsätze können mit bis zu 20 Millionen Euro oder 4 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes geahndet werden |
Automatische Löschroutinen sind der naheliegende Weg, Art. 25 umzusetzen. Ein reines Dokument ohne technische Umsetzung reicht in der Praxis selten aus.
02 · Bausteine
Welche sieben Bausteine gehören in ein Löschkonzept?
Ein Löschkonzept folgt einem festen Aufbau. Orientierung bieten DIN 66398, die Leitlinie zur Entwicklung eines Löschkonzepts, und der Baustein Löschen und Vernichten des Standard Datenschutzmodells der Datenschutzkonferenz.
Verarbeitungsverzeichnis als Grundlage
alle Systeme mit personenbezogenen Daten erfassen, auch MES, Zugangssysteme und Protokolldateien, mit Zweck, Rechtsgrundlage und Datenkategorien (Art. 30 DSGVO).
Datenkategorien und Fristen
jeder Kategorie eine Frist, einen Auslöser und eine Rechtsgrundlage zuordnen und Konflikte mit Aufbewahrungspflichten markieren.
Löschmethoden
je System festlegen, wie gelöscht wird: in Datenbanken, in Backups, in Archiven, auf Papier.
Zuständigkeiten und Abläufe
automatische Löschläufe, Ablauf für Anträge nach Art. 17, Umgang mit Ausnahmen, klare Verantwortliche.
Löschprotokoll
jede Löschung dokumentieren: was, wann, durch wen, auf welcher Grundlage.
Ausnahmen
Fälle, in denen Löschung zurückgestellt wird, etwa wegen Aufbewahrungspflicht oder laufender Rechtsstreitigkeit, mit Grund und voraussichtlicher Dauer dokumentieren.
Regelmäßige Überprüfung
Fristen bei Gesetzesänderungen anpassen, neue Systeme vor Inbetriebnahme einbeziehen, Mitarbeitende schulen.
Kernaussage
Fristen ändern sich. Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege wurde 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt. Ein Löschkonzept, das nicht regelmäßig überprüft wird, speichert dann länger als erlaubt.
03 · Fristen
Welche Fristen gelten für welche Daten?
Die folgende Tabelle zeigt typische Datenkategorien in Produktionsbetrieben mit der jeweiligen Frist und Grundlage. Sie ersetzt nicht die Prüfung im Einzelfall.
| Datenkategorie | Frist | Grundlage | Hinweis |
|---|---|---|---|
| Rechnungen und andere Buchungsbelege | 8 Jahre | § 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB | danach personenbezogene Inhalte löschen |
| Handels und Geschäftsbriefe, auch E Mails | 6 Jahre | § 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB | nur Inhalte mit Briefcharakter, nicht das gesamte Postfach |
| Lohnkonten | bis Ende des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Eintragung | § 41 Abs. 1 EStG | separat archivieren, Zugriff nur für Lohnbuchhaltung |
| Entgeltunterlagen Sozialversicherung | bis Ende des Kalenderjahres nach der letzten Prüfung | § 28f Abs. 1 SGB IV | Prüfungstermin als Auslöser |
| Arbeitszeitnachweise | mindestens 2 Jahre | § 16 Abs. 2 ArbZG | Betriebsrat einbinden (§ 87 BetrVG) |
| Videoaufzeichnungen | in der Regel 72 Stunden | Auffassung der Datenschutzkonferenz | längere Fristen gesondert begründen |
| Bewerberdaten | einige Monate nach Absage | orientiert an § 15 Abs. 4 AGG | längere Speicherung meist nur mit Einwilligung |
| Fertigungsprotokolle mit Werker Kennung | nach Produkthaftung und Kundenvorgaben | Produkthaftungsrichtlinie, IATF 16949, Kundenvorgaben | Kennungen nach Abschluss der Prüfung pseudonymisieren |
| Ansprechpartner bei Lieferanten | bis Zweckwegfall | Art. 17 DSGVO | von Unternehmensdaten trennen |
Welche Aufbewahrungsfristen nach HGB und AO im Detail gelten, zeigt der Beitrag zu den Aufbewahrungsfristen 2026.
04 · Konflikt
Wie lösen Sie den Konflikt mit Aufbewahrungspflichten?
Der häufigste Fehler ist, DSGVO und Aufbewahrungsrecht getrennt zu betrachten. Das führt entweder zu zu langer Speicherung oder zu zu früher Löschung. Die DSGVO löst den Konflikt selbst: Nach Art. 17 Abs. 3 lit. b gilt die Löschpflicht nicht, soweit die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist.
Für vertragliche oder satzungsmäßige Aufbewahrungsfristen sieht § 35 Abs. 3 BDSG vor, dass an die Stelle der Löschung die Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO tritt. Die Datenschutzkonferenz hält diese Regelung allerdings nicht für durch die DSGVO gedeckt. Für gesetzliche Fristen ist Art. 17 Abs. 3 lit. b die tragfähigere Grundlage.
| Fall | Konflikt | Lösung |
|---|---|---|
| Rechnungen an Privatkunden | Aufbewahrung nach AO und HGB, Löschung nach DSGVO | für die Aufbewahrung behalten, für alle anderen Zwecke wie Marketing sperren, nach Fristablauf löschen |
| Daten ausgeschiedener Mitarbeitender | Lohn und Sozialversicherungsunterlagen gegen Speicherbegrenzung | operative Konten sofort sperren, Lohnunterlagen getrennt mit eingeschränktem Zugriff archivieren, übrige Daten löschen |
| Ansprechpartner bei Lieferanten | Vertragsunterlagen aufbewahren, Personendaten nicht mehr nötig | Unternehmensdaten aufbewahren, Namen und Kontaktdaten natürlicher Personen nach Zweckwegfall löschen |
| Fertigungsprotokolle mit Werker Kennungen | Nachweis für Produkthaftung und Kunden gegen Personenbezug | Kennungen nach der Qualitätsprüfung pseudonymisieren, die Zuordnungstabelle getrennt und geschützt aufbewahren |
Dieser Abschnitt gibt einen Überblick und ersetzt keine rechtliche Beratung.
Aufbewahren und löschen in einem System
Das Whitepaper zur revisionssicheren Archivierung zeigt, wie Sie Aufbewahrungspflichten erfüllen und personenbezogene Daten fristgerecht und belegbar löschen.
05 · Produktion
Welche Daten werden in Produktionsbetrieben oft übersehen?
Produktionsbetriebe verarbeiten personenbezogene Daten in Systemen, die nicht nach Datenschutz aussehen. Gerade dort entstehen Lücken, weil die Zuständigkeit unklar ist.
| System | Personenbezogene Daten | Empfohlene Maßnahme |
|---|---|---|
| MES und Fertigungssoftware | Werker Kennungen, Schichtzuordnung, Leistungsdaten | Frist festlegen, nach Qualitätsfreigabe pseudonymisieren, Betriebsrat einbinden |
| Zugangssysteme | Zugangszeiten, Fotos, bei Fingerabdruck biometrische Daten nach Art. 9 DSGVO | strenge Zweckbindung, kurze Fristen, Betriebsvereinbarung |
| Videoüberwachung | Aufnahmen von Personen | in der Regel 72 Stunden, Vorfälle gesondert sichern und dokumentieren |
| Qualitätsmanagementsystem | Prüfer Kennungen, Unterschriften, Freigaben | Freigaben müssen einer Person zuordenbar bleiben, Frist am Nachweiszweck ausrichten |
| Zeiterfassung | Arbeitszeiten, Pausen, Abwesenheiten | mindestens 2 Jahre nach ArbZG, danach löschen |
| ERP | Kunden, Ansprechpartner, Mitarbeitende | Sperr und Löschlogik je Datenkategorie |
| Steuerungen und IoT | Bedienerkennungen, Fernzugriffsprotokolle | Personenbezug prüfen und in das Konzept aufnehmen |
06 · Methoden
Was bedeutet wirklich gelöscht?
Löschen im Sinne der DSGVO heißt, dass die Daten nicht mehr verarbeitet und nicht wiederhergestellt werden können. Ein einfacher Löschbefehl in der Datenbank reicht oft nicht, weil Kopien in Backups, Protokollen oder Testumgebungen bleiben.
| Methode | Wirksam | Geeignet für | Grenze |
|---|---|---|---|
| logisches Löschen in der Datenbank | nur bedingt | einfache Anwendungen | Daten bleiben oft in Backups und Protokollen |
| Überschreiben | ja, bei geeigneten Medien | Festplatten, Bänder | bei SSD und Flash nicht zuverlässig |
| kryptografisches Löschen | ja | verschlüsselte Archive und Cloud | Verschlüsselung muss von Beginn an bestehen |
| physische Vernichtung | ja | ausgemusterte Datenträger, Papier | Sicherheitsstufen nach DIN 66399 beachten |
| Anonymisierung | ja, wenn kein Personenbezug mehr herstellbar ist | Statistik, Auswertungen | Rückführung muss wirklich ausgeschlossen sein |
| Pseudonymisierung | nein, Daten bleiben personenbezogen | Fertigungsprotokolle, MES Daten | senkt das Risiko, ersetzt die Löschung nicht |
| selektive Löschung im Archiv | ja, mit Protokoll | Archivsysteme mit Löschfunktion | braucht ein Archiv, das einzelne Datensätze löschen kann |
Die Backup Falle
- Daten werden im Produktivsystem gelöscht, das Backup vom Vortag enthält sie noch.
- Legen Sie im Löschkonzept fest, nach welchem Zyklus Backups überschrieben werden.
- Stellen Sie sicher, dass gelöschte Daten nach einer Wiederherstellung erneut gelöscht werden.
- Beziehen Sie Testumgebungen, Staging Systeme und Protokolldateien ein.
07 · Lösung
Wie unterstützt CHRONOS das Löschmanagement?
CHRONOS ist die Lösung für revisionssichere Datenarchivierung im Manufacturing OS von CSP. Für das Löschmanagement sind drei Funktionen relevant.
Fristen je Datenkategorie
Aufbewahrungs und Löschfristen werden je Datenkategorie hinterlegt und gesteuert.
Selektive Löschung
Einzelne Datensätze lassen sich nach Fristablauf aus dem Archiv löschen, jede Löschung wird protokolliert.
Zweckgebundener Zugriff
Während der Aufbewahrungsfrist lässt sich der Zugriff auf berechtigte Rollen beschränken. Mehr zu CHRONOS
Kernaussage
„Viele IT Leiter denken, ein Löschkonzept ist ein Word Dokument. Es ist ein technisches System. Ohne Automatisierung ist datenschutzkonformes Löschen in Produktionsbetrieben kaum umsetzbar.“ Korbinian Hermann, CEO, CSP Intelligence GmbH
Ein Löschkonzept, das funktioniert
Sprechen Sie mit uns darüber, wie Sie Aufbewahrung und Löschung in Ihren Systemen technisch umsetzen.
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Muss ein Unternehmen ein Löschkonzept haben?+
Die DSGVO verwendet den Begriff nicht ausdrücklich. Aus dem Grundsatz der Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 lit. e) und der Rechenschaftspflicht (Art. 5 Abs. 2) folgt aber, dass ein Unternehmen nachweisen muss, wann es welche Daten löscht. Ein dokumentiertes Löschkonzept ist dafür das übliche Mittel. Orientierung bieten DIN 66398 und der Baustein Löschen und Vernichten des Standard Datenschutzmodells.
Wie schnell muss ein Löschantrag bearbeitet werden?+
Nach Art. 12 Abs. 3 DSGVO unverzüglich, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags. In komplexen Fällen ist eine Verlängerung möglich, über die die betroffene Person informiert werden muss.
Was passiert, wenn jemand Löschung verlangt, aber eine Aufbewahrungspflicht besteht?+
Dann greift die Löschpflicht nach Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO nicht, soweit die Verarbeitung zur Erfüllung der rechtlichen Pflicht erforderlich ist. Die Daten dürfen dann nur noch für diesen Zweck genutzt werden. Nach Ablauf der Frist sind sie zu löschen. Die betroffene Person sollte über den Grund informiert werden.
Müssen Daten auch aus Backups gelöscht werden?+
Die Löschpflicht gilt grundsätzlich für alle Kopien. Bewährt hat sich, im Löschkonzept festzulegen, nach welchem Zyklus Backups überschrieben werden, und sicherzustellen, dass gelöschte Daten nach einer Wiederherstellung erneut gelöscht werden. Dieses Vorgehen sollte mit dem Datenschutzbeauftragten abgestimmt sein.
Was ist der Unterschied zwischen Löschen, Anonymisieren und Pseudonymisieren?+
Gelöschte Daten lassen sich nicht wiederherstellen. Anonymisierte Daten lassen sich keiner Person mehr zuordnen und fallen nicht mehr unter die DSGVO. Pseudonymisierte Daten lassen sich mit Zusatzwissen wieder einer Person zuordnen und bleiben personenbezogene Daten. Pseudonymisierung senkt das Risiko, ersetzt die Löschung aber nicht.
Wie lange dürfen Bewerberdaten gespeichert werden?+
Eine feste gesetzliche Frist gibt es nicht. Viele Unternehmen orientieren sich an der Zweimonatsfrist für Ansprüche nach § 15 Abs. 4 AGG und löschen einige Monate nach der Absage. Für eine längere Speicherung, etwa in einem Talentpool, braucht es in der Regel eine Einwilligung.
Wie lange dürfen Videoaufzeichnungen gespeichert werden?+
Nach Auffassung der Datenschutzkonferenz ist eine Speicherdauer von 72 Stunden in der Regel zulässig. Längere Fristen müssen gesondert begründet werden. Kommt es zu einem Vorfall, kann die betreffende Aufnahme zur Beweissicherung länger aufbewahrt werden.
Gilt das Löschkonzept auch für Cloud Systeme?+
Ja. Die Pflichten gelten unabhängig vom Speicherort. Bei Cloud Diensten gehört die Löschung in den Vertrag zur Auftragsverarbeitung, und der Anbieter sollte die Löschung nachweisen können.
Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine rechtliche Beratung. Stand: November 2026.
Verantwortet Strategie und innovative Softwarelösungen für die produzierende Industrie.