KI im Büro und im Mittelstand: Interview mit Sarah Stemmler

Eine KI schreibt ein Angebot in zwei Minuten, für das man sonst eine Stunde gebraucht hätte. Die einen sehen darin Produktivität, die anderen eine Gefahr für ihren Arbeitsplatz. Wir haben mit Sarah Stemmler gesprochen, Gründerin und Geschäftsführerin eines Beratungsunternehmens aus Passau, das KI in den Mittelstand bringt. Sie arbeitet seit über zehn Jahren mit Daten und KI und erlebt in Unternehmen direkt, was passiert, wenn KI eingeführt wird.

Es geht um die Angst der Belegschaft, um die Frage, ob wir durch KI unser Handwerk verlernen, um Projekte, in denen die KI danebenlag, und darum, was die Produktion von der Büroarbeit lernen kann. Das Gespräch führte Andrea für den Podcast Systemblick.

Sarah, wann hast du gemerkt, dass KI kein Spielzeug mehr ist, sondern dass es ernst wird?

Ich arbeite seit über zehn Jahren im Bereich Daten und KI, also schon vor der großen KI Welle. Vor gut zehn Jahren war KI ein Thema, das vor allem große Unternehmen beschäftigt hat, etwa DAX Konzerne. Mit der Welle rund um GPT haben auf einmal alle angefangen, sich damit zu beschäftigen, Unternehmen genauso wie jeder Einzelne.

Da ist mir klar geworden: KI ist kein Sonderthema mehr für einen kleinen Teil der Arbeitswelt. Sie ist im Mainstream angekommen. Seitdem beschäftigt uns ständig die Frage, wie sich Arbeit und Unternehmertum verändern, wo KI uns hilft, wo sie uns etwas wegnimmt und wo sie mit unseren eigenen Fähigkeiten konkurriert.

Habt ihr einem Unternehmen auch schon von KI abgeraten?

Ganz häufig sogar. KI steht bei vielen Geschäftsführern gerade ganz oben auf der Prioritätenliste. Die Vorstellung ist oft: Man öffnet eine Schublade, da ist KI drin, man streut sie über alles drüber und ist danach 20 oder 30 Prozent produktiver, macht mehr Umsatz und setzt sich besser gegen den Wettbewerb durch.

So einfach ist es nicht. Man muss sich intensiv damit beschäftigen, welche unternehmerischen Ziele man hat und wo man KI wirklich wertschöpfend einsetzen kann. Ich bin sehr dafür, sich zuerst zusammenzusetzen und Anknüpfungspunkte zu suchen, an denen man Erfahrung sammeln kann.

Was ist die größte Angst der Mitarbeitenden, und was machst du, wenn du in ein Unternehmen kommst, in dem die Hälfte der Belegschaft verunsichert ist?

Die größte Angst ist, dass die Geschäftsführung mit dem Vorschlaghammer kommt und sagt: Ab morgen macht das die KI, wir brauchen euch nicht mehr. Dann stellen Menschen den Sinn ihrer Arbeit und ihren Arbeitsplatz infrage und haben Angst vor der Zukunft. Das merkt man sehr stark.

Ich erkläre deshalb zuerst, was KI ist, wo sie herkommt, was sie ausmacht und wo ihre Schwächen und Grenzen liegen. KI ist weder eine Allzweckwaffe noch ein Wundermittel, das alles revolutioniert. Auch Schlagzeilen wie die, dass KI uns alle Jobs wegnimmt, versuche ich einzuordnen.

Dann gehe ich ins Gespräch und höre mir die Fragen der Einzelnen an. Habt ihr schon mit KI gearbeitet? Was habt ihr ausprobiert? Wo war sie gut, wo hat sie euch überrascht, und wo war sie noch gar nicht gut? So kommt man richtig ins Gespräch und merkt, dass da viel mehr ist als Schwarz und Weiß.

Zur Einordnung: Nach unserer Erfahrung werden derzeit keine Mitarbeitenden ersetzt. Den Geschäftsführenden, mit denen wir sprechen, geht es um Transformation und nicht darum, 20 oder 30 Prozent weniger Belegschaft zu haben. Trotzdem verändern sich Prozesse stark. Für manche Tätigkeiten braucht man Menschen weniger, für andere dafür mehr. Das passiert nicht von heute auf morgen, aber KI rüttelt schon heute kräftig daran, wie wir arbeiten.

Soll KI vor allem unterstützen, oder verlernen wir dadurch auch unser Handwerk?

Im Moment soll sie unterstützen, so muss man es aktuell auch sehen. In vielen Bereichen ist KI schon sehr weit und löst inzwischen auch anspruchsvolle mathematische Aufgaben. In den Modellen steckt enorm viel Wissen. Trotzdem ist KI derzeit vor allem ein neues Werkzeug, und die Arbeit ist eher eine Symbiose aus menschlichen Fähigkeiten und denen der KI.

Ich will aber ehrlich sein: Es wird Tätigkeiten geben, die wir in zehn Jahren so nicht mehr machen. Als ich vor zehn Jahren mit Data Science und Data Analytics angefangen habe, habe ich selbst Python gelernt und geschrieben. Für komplexe Analysen habe ich Stunden, Tage, manchmal Wochen gebraucht. Wenn ich heute sehe, wie schnell und gut eine KI solche Analysen macht, wäre es vermessen zu sagen, dass ich in Zukunft noch selbst Python Code schreibe. Ich lasse ihn mir schreiben. Meine Arbeit verschiebt sich vom Ausführen zur Analyse: Was sagen die Ergebnisse aus, welche Handlungen leite ich daraus ab, und sind sie mit Recht und gesellschaftlichen Normen vereinbar?

Interessant ist, dass Handwerksberufe wie Klempner oder Maurer gerade wieder im Aufwind sind. Dort ist KI kaum disruptiv. In der Büroarbeit sehe ich dagegen eine echte Herausforderung, und ich weiß noch nicht genau, wohin das führt. Wir wollen die Kontrolle über das behalten, was die Systeme produzieren. Dafür braucht es Handwerkszeug. Wenn ich mir jede Software von der KI schreiben lasse, in Sicherheitsprobleme gerate und keine Ahnung habe, wie der Code zustande kam, kann ich kaum eine richtige Entscheidung treffen. Wir müssen also die Fähigkeit behalten, Ergebnisse von KI zu prüfen und zu beurteilen.

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Wenn jemand heute eine Ausbildung beginnt: Wie wird er in Zukunft lernen?

Die Art, wie wir lernen, wird sich grundlegend verändern müssen. Die ausführende Tätigkeit steht nicht mehr im Zentrum unserer Leistung. Stattdessen werden viel früher Fähigkeiten gefragt, die ich gern Managementfähigkeiten nenne.

Stell dir vor, du hast mehrere KI Systeme oder KI Agenten zur Verfügung und musst ihnen vermitteln, was du haben möchtest. Dann bist du schon fast in einer Führungsrolle. Du delegierst, du orchestrierst und musst auf einer anderen Flughöhe verstehen, worum es geht und wie du das Ergebnis bewerten willst.

Wichtig ist auch, über Dinge urteilen und Verantwortung übernehmen zu können. Weg von dem Gedanken, eine einzige Tätigkeit perfekt zu beherrschen, hin zu Urteilsvermögen, Verantwortung, dem Denken um die Ecke und dem eigenen Bauchgefühl.

Gab es ein Projekt, in dem die KI komplett danebenlag? Und verlassen sich Menschen manchmal blind auf sie, etwa bei einem Angebot, das in zwei Minuten fertig ist?

Es gibt immer wieder Teilaspekte, bei denen die KI halluziniert oder sich etwas ausgedacht hat. Häufiger erleben wir aber, dass sie Dinge extrem kompliziert macht. In der Softwareentwicklung, wo wir sehr tief drinstecken, schreibt KI in Sekunden bis wenigen Minuten tausende Zeilen Code. Dabei entsteht teilweise richtiger Spaghetti Code, weil immer noch etwas hinzugefügt wird, statt an anderer Stelle etwas wegzunehmen und die Lösung dadurch robuster zu machen. Man muss genau hinschauen und wird zu einer Art Architekt, der den Bauplan beschreibt.

Blindes Vertrauen ist aktuell eine große Gefahr, und wir sehen das ab und zu bei einzelnen Kunden. Wir Menschen neigen dazu, Dinge, die sich gut anhören, schnell als richtig abzustempeln. Das kennen wir auch von Menschen: Manche wirken extrem kompetent, weil sie sich gut ausdrücken können, und dahinter steckt nicht viel.

Deshalb gestalten wir Veränderungen zusammen mit den Menschen und zeigen ihnen, wo die Grenzen liegen, wo sie Qualitätskriterien einbringen und wie sie Ergebnisse prüfen. Wer auf den Knopf drückt und nach zwei Minuten ein Angebot hat, aber nicht weiß, auf welcher Datengrundlage es beruht, und keine eigenen Unternehmensinformationen eingebracht hat, bekommt etwas, das sich die KI zusammenreimt. Ob das dem Unternehmen nützt, ist fraglich. Es braucht Prozesse mit Qualitätskriterien, die die KI selbst prüfen muss, und Punkte, an denen ein Mensch sofort sieht, ob ein Ergebnis Sinn ergibt.

Wir Menschen neigen dazu, Dinge, die sich gut anhören, sehr schnell als richtig abzustempeln.

Sarah Stemmler

Welche Aufgaben wird es im Büro in fünf Jahren nicht mehr geben? Und was passiert, wenn die KI einmal ausfällt?

Ob das in fünf Jahren schon so umgesetzt ist, lässt sich noch nicht sagen. Technologisch könnten wir heute schon vieles automatisieren. Gesellschaft und Rechtssysteme sind auf diese Transformation aber noch nicht vorbereitet. Organisationsstrukturen müssten neu gedacht werden, und die Frage, wer am Ende haftet, ist nicht abschließend geklärt.

Rein technologisch wird alles, was in Richtung Analytik geht, sehr stark von KI unterstützt werden. Auch Informationsverarbeitung, Recherche und Informationsgewinnung verändern sich: Wir bekommen in kürzerer Zeit mehr Informationen, auf denen wir Entscheidungen aufbauen können. Einzelne Berufsgruppen kann ich dabei nicht herausgreifen, es sind eher Tätigkeitsbereiche innerhalb der Berufe. Dass es keine Buchhalter mehr gibt, glaube ich zum Beispiel nicht. Das Fachwissen braucht man weiterhin.

Fällt die KI aus, gibt es wahrscheinlich eine kleine Katastrophe. Aber das gilt heute schon, wenn das Internet ausfällt, der PC defekt ist oder wir uns ganz auf das Navi im Auto verlassen. Die Abhängigkeit wird zunehmen. Ob sie sich grundsätzlich von den technologischen Abhängigkeiten unterscheidet, die wir heute schon haben, stelle ich infrage. Für Europa halte ich es für wichtig, weiter in eigene Forschung zu investieren, um zumindest nicht vollständig von anderen abhängig zu sein.

Die meisten Unternehmen stehen noch relativ am Anfang. Sie machen Effizienzschritte und erledigen manches etwas schneller, aber im Ergebnis sieht man das noch nicht richtig. Manche Jobs werden wegfallen, wahrscheinlich entstehen aber auch neue. Welche Qualifikationen wir dafür brauchen, weiß noch niemand so genau. Deshalb müssen wir dranbleiben und dürfen nie aufhören zu lernen.

Neue Technik bringt nur etwas, wenn sie sinnvoll eingesetzt wird. Was kann die Produktion vom Einsatz von KI im Büro lernen?

Man muss dazu sagen, dass die Produktion schon viel länger von Technologisierung profitiert als das Büro. Mit Industrie 4.0 und der Robotik hat sich die Arbeitswelt dort bereits stark verändert. Früher standen Menschen am Band und haben einzelne Teile produziert. Die Menschen sind nicht verschwunden, sie arbeiten heute an anderer Stelle, etwa in der Qualitätssicherung.

Im Büro werden gerade bestehende Prozesse und Arbeitsweisen hinterfragt, auch die Interaktion zwischen Mensch und Maschine. Diese Best Practices können durchaus in die Industrie zurückfließen. Dort kann man noch stärker überlegen, an welchen Punkten KI die Produktion weiter unterstützt, auch bei noch feineren Tätigkeiten.

Müsste ich morgen einen Tag in der Werkshalle arbeiten, hätte ich wohl den größten Respekt davor, die Abläufe nicht zu kennen. Und ich hätte Angst, die Qualität in der Masse nicht garantieren zu können. Wenn ich ein Loch bohre, ist es vielleicht nicht jedes Mal millimetergenau. Das schafft ein Roboterarm rund um die Uhr. Mit einem Werkerassistenzsystem, das einen wie ein Navigationssystem Schritt für Schritt durch die Produktion führt, bestünde aber Hoffnung.

Was KI uns nie abnehmen wird, sind Intuition, Emotionen, Empathie und Verstand. KI hat keine Intuition. Sie rechnet alles durch, am Ende ist alles Mathematik und Wahrscheinlichkeit. Sie hat kein Gespür dafür, wie ein anderer Mensch auf eine Entscheidung reagiert oder ob etwas gesellschaftlich angebracht ist. Gerade im Vertrieb und in Verhandlungen werden menschliche Fähigkeiten wichtig bleiben. Ich kann mir noch nicht vorstellen, ein Verkaufsgespräch mit einer KI zu führen, denn am Ende kaufen Menschen am liebsten von Menschen, denen sie vertrauen.

Sarah, vielen Dank für deine Zeit und die ehrlichen Einblicke aus der Praxis.

Die vollständige Folge mit allen Details zur Angst vor KI, zu Projekten, in denen die KI danebenlag, und zur Frage, was dem Menschen bleibt, hören Sie in unserem Podcast Systemblick. Wie ein Werkerassistenzsystem Mitarbeitende Schritt für Schritt durch Montage und Prüfung führt, zeigt unsere Lösung zur Werkerführung. Wie sich Werkzeuge und Prozesse in der Fertigung zuverlässig prüfen lassen, erfahren Sie auf der Seite zur Qualitätssicherung.

Häufig gestellte Fragen

Ersetzt KI Mitarbeitende im Büro?

Nach der Erfahrung von Sarah Stemmler werden derzeit keine Mitarbeitenden durch KI ersetzt. Geschäftsführende im Mittelstand verfolgen eher eine Transformation als einen Personalabbau. Einzelne Tätigkeiten verändern sich aber stark, und für manche Aufgaben werden weniger, für andere mehr Menschen gebraucht.

Wie nimmt man Mitarbeitenden die Angst vor KI?

Hilfreich ist zuerst eine Einordnung: was KI ist, wie sie funktioniert und wo ihre Grenzen liegen. Danach sollten Unternehmen ins Gespräch gehen, die Fragen der Belegschaft aufnehmen und an den bisherigen Erfahrungen der Mitarbeitenden mit KI ansetzen. So wird aus einem Schwarz Weiß Bild eine differenzierte Diskussion.

Sollten Unternehmen KI zuerst im Kundenkontakt einsetzen?

Sarah Stemmler rät häufig davon ab. Der direkte Kontakt zum Kunden ist oft eine der wertvollsten Aufgaben der Mitarbeitenden. Für den Einstieg eignen sich Anwendungsfälle, die zu den unternehmerischen Zielen passen und an denen das Team zunächst Erfahrung sammeln kann.

Welche Büroaufgaben wird KI in den nächsten Jahren übernehmen?

Am stärksten verändern sich Routinetätigkeiten wie das manuelle Übertragen von Informationen aus Dokumenten in Tabellen, außerdem Analytik, Recherche und Informationsverarbeitung. Ganze Berufsgruppen verschwinden nach Einschätzung von Sarah Stemmler eher nicht, wohl aber einzelne Tätigkeitsbereiche innerhalb der Berufe.

Welche Fähigkeiten brauchen Mitarbeitende im Umgang mit KI?

Gefragt sind Urteilsvermögen, die Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen, und die Fähigkeit, KI Ergebnisse zu prüfen und zu bewerten. Wer mit KI Systemen arbeitet, delegiert und orchestriert ähnlich wie eine Führungskraft. Intuition, Empathie und zwischenmenschliche Fähigkeiten wie im Vertrieb bleiben beim Menschen.