Teradata stilllegen und Daten revisionssicher behalten

Das neue Data Warehouse in der Cloud läuft, die Berichte stimmen, das Migrationsprojekt ist offiziell abgeschlossen. Im Rechenzentrum steht trotzdem weiter das Teradata System. Niemand möchte unterschreiben, dass die Daten der vergangenen Jahre dort nicht mehr gebraucht werden, also laufen Lizenz, Wartung und Betrieb einfach weiter. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie Teradata stilllegen und trotzdem jede Anfrage aus Fachbereich, Wirtschaftsprüfung und Betriebsprüfung beantworten können.

Warum Unternehmen Teradata jetzt stilllegen

Wer ein über Jahre gewachsenes Teradata Data Warehouse ablöst, hat es mit Ladeprozessen, Datenmodellen und Berichten zu tun, die oft über viele Abteilungen verteilt sind. Beim Wechsel auf eine Cloud Plattform entstehen deshalb zwei getrennte Aufgaben: die laufende Analytik umziehen und das Altsystem sauber beenden.

Wie das aussehen kann, beschreiben IT Dienstleister in ihren Fallstudien. Persistent Systems berichtet von einem US Gesundheitskonzern, der Teradata über mehr als zwei Jahrzehnte on premise betrieben hat und erst nach der Umstellung aller Anwender das System vollständig stilllegen konnte. Hexaware schildert einen belgischen Versicherer, dessen Data Warehouse Appliance an ihre Kapazitätsgrenze kam und dessen Wartungskosten die Gesamtkosten deutlich nach oben trieben.

Der eigentliche Engpass liegt selten in der Migration selbst. Die Computerwoche hat das schon 2014 auf den Punkt gebracht: Viele Altsysteme werden nur noch wegen der darin gespeicherten Daten weiterbetrieben. Genau dafür gibt es Application Retirement, also das kontrollierte Abschalten eines Systems, dessen Daten an anderer Stelle verfügbar bleiben. Grundlagen dazu finden Sie im Beitrag Legacy Systeme ablösen.

Migration ist nicht Archivierung: der häufigste Denkfehler

In CSP Kundenprojekten zeigt sich immer wieder dasselbe Muster: Migriert wird selektiv. Aktuelle Datenmodelle, Ladestrecken und die Berichte, die täglich genutzt werden, wandern in die neue Plattform. Historische Detaildaten wie abgeschlossene Geschäftsjahre, Bewegungsdaten früherer Perioden oder Konten ehemaliger Kunden bleiben dagegen häufig zurück, weil ihr Umbau in das neue Schema aufwendig ist und im Tagesgeschäft niemand danach fragt.

Gerade diese Daten unterliegen aber oft Aufbewahrungspflichten. Solange sie nur im Teradata System liegen, lässt es sich nicht abschalten. Sinnvoll ist deshalb eine klare Trennung: Was weiter analysiert wird, migrieren Sie. Was nur noch aufbewahrt und gelegentlich recherchiert werden muss, gehört in ein Archiv. Wie selektive Archivierung eine Cloud Migration verschlankt, beschreibt der Beitrag Mehr Effizienz bei der Cloud Migration.

Auch eine Sicherung ersetzt kein Archiv. Ein Backup dient der Wiederherstellung eines Systems, ein Archiv dem langfristigen und prüfbaren Zugriff auf einzelne Datensätze. Den Unterschied erklärt der Beitrag Backup vs. Archivierung ausführlich.

Welche Aufbewahrungspflichten gelten für Teradata Daten?

Ob ein Data Warehouse aufbewahrungspflichtige Daten enthält, entscheidet der Inhalt, nicht die Technik. § 147 Abs. 1 AO nennt neben Büchern, Buchungsbelegen und Geschäftsbriefen ausdrücklich auch sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Warenbewegungen, Abrechnungsdaten und Buchungsauszüge, die in vielen Data Warehouses liegen, fallen typischerweise darunter.

Zwei Details verlängern die Fristen in der Praxis. Erstens läuft die Aufbewahrungsfrist nach § 147 Abs. 3 Satz 5 AO nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft. Zweitens beginnt die Frist erst mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist. Für Daten aus einem Teradata System, das zehn oder fünfzehn Jahre in Betrieb war, ergeben sich so gestaffelte Löschtermine über viele Jahre.

Die DSGVO setzt die Gegenrichtung. Personenbezogene Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es der Zweck erfordert. Eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht ist nach Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO ein zulässiger Grund, sie länger zu behalten, endet aber mit der Frist. Ein Archiv muss also Fristen je Datenklasse verwalten und nach Ablauf gezielt löschen können. Eine Übersicht aller Fristen finden Sie im Beitrag Aufbewahrungsfristen nach HGB, DSGVO und GoBD.

Was bedeutet revisionssicher bei Datenbankdaten?

Der Begriff revisionssicher steht so nicht im Gesetz. Er fasst zusammen, was AO und GoBD von elektronisch aufbewahrten Unterlagen verlangen. Nach § 147 Abs. 2 Nr. 2 AO müssen die Daten während der gesamten Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können. Die GoBD in der Fassung des BMF Schreibens vom 28.11.2019 ergänzen die Anforderungen an Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und den Schutz vor Verlust und Verfälschung.

Für Datenbankdaten heißt das konkret: Die Tabellen allein reichen nicht. Prüfbar sind die Daten erst, wenn auch die Beziehungen zwischen den Tabellen, die Feldbedeutungen und die Abfragen erhalten bleiben, mit denen sich ein Geschäftsvorfall nachvollziehen lässt. Wer einen Beleg zu einer Warenbewegung aus dem Jahr 2019 sucht, braucht Kopfdaten, Positionen, Stammdaten und Buchung im Zusammenhang.

Der Datenzugriff der Finanzverwaltung nach der Stilllegung

§ 147 Abs. 6 AO gibt der Betriebsprüfung drei Wege, auf elektronische Unterlagen zuzugreifen: Sie kann selbst in die gespeicherten Daten einsehen und das System dafür nutzen, sie kann die Daten nach ihren Vorgaben auswerten lassen, oder sie lässt sich die Daten auf einem maschinell auswertbaren Datenträger übergeben. In der Praxis spricht man von Z1, Z2 und Z3 Zugriff.

Für Systemwechsel enthält dieselbe Vorschrift eine wichtige Erleichterung. Wird ein Datenverarbeitungssystem gewechselt oder werden Daten aus dem Produktivsystem ausgelagert, genügt es nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, die Daten nur noch auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger vorzuhalten, sofern bis dahin keine Außenprüfung begonnen hat. Im Umkehrschluss muss der volle Zugriff in den ersten fünf Jahren nach dem Abschalten von Teradata gewährleistet sein. Ein Archiv mit Rechercheoberfläche erfüllt das, ein Stapel Exportdateien in der Regel nicht.

Worauf Sie bei der Auswahl einer Lösung achten sollten, beschreibt der Beitrag Revisionssichere Archivierung: Software richtig auswählen. Die steuerlichen Anforderungen im Detail finden Sie unter GoBD konforme Archivierung.

Teradata stilllegen in sechs Schritten

Die folgende Reihenfolge hat sich in Stilllegungsprojekten bewährt. Sie lässt sich parallel zur Migration in die neue Plattform starten, damit das Altsystem nicht länger als nötig mitläuft.

1. Bestand aufnehmen

Erfassen Sie Datenbanken, Tabellen, Datenvolumen, Ladeprozesse und alle Systeme, die noch lesend oder schreibend auf Teradata zugreifen. Wichtig ist auch die Frage, welche Fachbereiche heute noch historische Auswertungen anstoßen und wie oft.

2. Daten klassifizieren

Ordnen Sie jede Tabelle einer von drei Kategorien zu: migrieren, archivieren oder löschen. Für die archivierten Daten legen Sie je Datenklasse die Aufbewahrungsfrist fest und markieren personenbezogene Inhalte, damit sie später fristgerecht gelöscht werden können.

3. Archivmodell und Recherche festlegen

Legen Sie gemeinsam mit den Fachbereichen fest, welche Suchmasken, Abfragen und Berichte im Archiv verfügbar sein müssen. Wer hier früh die späteren Nutzer einbindet, spart Nacharbeit und vermeidet, dass doch wieder Tickets bei der IT landen. Wie Fachbereiche selbst auf Archive zugreifen, zeigt der Beitrag Archivzugriff ohne IT Ticket.

4. Daten extrahieren

Für große Volumen bietet Teradata eigene Werkzeuge. Laut Herstellerdokumentation extrahiert der Export Operator des Teradata Parallel Transporter große Datenmengen mit hoher Geschwindigkeit und kann in mehreren parallelen Instanzen laufen, ähnlich dem Werkzeug FastExport. Protokollieren Sie jeden Lauf mit Satzanzahl je Tabelle, denn diese Zahlen brauchen Sie im nächsten Schritt.

5. Vollständigkeit prüfen und freigeben

Vergleichen Sie Satzanzahlen und Summen wichtiger Felder zwischen Quelle und Archiv und prüfen Sie Stichproben fachlich. Dokumentieren Sie das Ergebnis und lassen Sie es von den Verantwortlichen freigeben, bevor das Altsystem abgeschaltet wird.

6. Abschalten und dokumentieren

Ergänzen Sie die Verfahrensdokumentation nach GoBD um das Archiv, hinterlegen Sie das Löschkonzept und kündigen Sie Lizenzen und Wartungsverträge. Halten Sie außerdem das Datum der Umstellung fest, denn ab ihm läuft die Fünfjahresfrist nach § 147 Abs. 6 AO. Weitere Hinweise zum Abschalten von Altsystemen finden Sie im Beitrag Legacy System abschalten.

Praxisbeispiel: Teradata Data Warehouse mit Milliarden Warenbewegungen abgeschaltet

Wie eine solche Stilllegung abläuft, hat die Computerwoche im Juli 2014 am Beispiel der insolventen Drogeriekette Schlecker beschrieben. Die Insolvenzverwaltung musste Daten für Finanzamt, Rentenversicherung und Insolvenzverfahren noch über Jahre vorlegen können, wollte aber die Betriebskosten der Altsysteme so schnell wie möglich senken. Ein elektronisches Archiv für die Datenbanken gab es bis dahin nicht, alle Daten lagen in den produktiven Systemen.

CSP bereitete laut dem Bericht sieben Systeme auf die Abschaltung vor, darunter das ERP System Navision, ein stark angepasstes AS/400 System, ein Intranet und ein Data Warehouse von Teradata. Für jedes System entstand ein eigenes Datenbankarchiv auf Basis der Standardsoftware CHRONOS. Suchmasken, Abfragen und Berichte wurden mit den Fachabteilungen getestet und vom Insolvenzverwalter freigegeben. Das Projekt lief parallel zum Betrieb und war nach wenigen Monaten abgeschlossen.

Als erstes System wurde das Teradata Data Warehouse stillgelegt, in dem Milliarden von Warenbewegungen aus den Drogeriemärkten gespeichert waren. Recherchiert wurde danach über den CHRONOS Archive Explorer, eine einheitliche Oberfläche über alle archivierten Systeme. Ergebnisse lassen sich zusätzlich im XLS und im IDEA Format herunterladen, was laut dem Bericht vor allem den Fachbereichen entgegenkommt.

„Dass das Datenbankarchiv als einheitliches System alle bisherigen Systeme bündelt […], ist dabei besonders wertvoll.“

Markus Bartsch, damals Leiter des Restabwicklungsteams, in der Computerwoche (2014)

Das Beispiel zeigt, worauf es ankommt: Die Daten bleiben vollständig und recherchierbar, während das Altsystem mit seinen laufenden Kosten verschwindet. Was eine Insolvenzverwaltung unter Zeitdruck umsetzen musste, gilt genauso für Unternehmen, die nach einer Cloud Migration oder einer Fusion mehrere Data Warehouses parallel betreiben. Mehr zu CHRONOS finden Sie auf der Seite Datenbankarchivierung mit CHRONOS.

Weiterbetrieb oder Archiv: der Vergleich

Konkrete Einsparungen hängen von Lizenzmodell, Hardware und Datenvolumen ab und lassen sich nur im Einzelfall berechnen. Die Kostenblöcke selbst sind aber in jedem Projekt dieselben.

Wie stark Datenbanklizenzen das IT Budget belasten, beschreibt der Beitrag Warum Datenbanklizenzen die IT Kosten in die Höhe treiben. Welche Risiken entstehen, wenn Daten gar nicht archiviert werden, lesen Sie unter Kosten der Nicht Archivierung.

Checkliste vor dem Abschalten von Teradata

Häufige Fragen zum Stilllegen von Teradata

Darf man Teradata abschalten, wenn alle aktiven Daten migriert sind?

Nur wenn auch die historischen Daten mit Aufbewahrungspflicht an anderer Stelle verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar sind. Nach § 147 Abs. 2 AO gilt das für die gesamte Aufbewahrungsfrist. Werden diese Daten nicht migriert, müssen sie vor der Abschaltung in ein revisionssicheres Archiv übernommen werden.

Wie lange müssen Daten aus einem Teradata Data Warehouse aufbewahrt werden?

Das hängt vom Inhalt ab. Bücher und Jahresabschlüsse sind zehn Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege seit 2025 acht Jahre und Geschäftsbriefe sechs Jahre (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB). Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute bewahren Buchungsbelege weiterhin zehn Jahre auf. Die Frist läuft nicht ab, solange die Daten für noch offene Steuerfestsetzungen von Bedeutung sind.

Reicht ein Datenbank Dump als revisionssichere Archivierung?

In der Regel nicht. Ein Dump lässt sich nur mit einer laufenden Teradata Installation wieder lesen und bietet keine Recherche für Fachbereich oder Prüfer. Ein revisionssicheres Archiv hält die Daten unabhängig vom Altsystem verfügbar, schützt sie vor Änderung und macht sie maschinell auswertbar.

Welchen Datenzugriff verlangt die Betriebsprüfung nach der Stilllegung?

Nach § 147 Abs. 6 AO kann die Finanzverwaltung selbst in die Daten einsehen, sie nach ihren Vorgaben auswerten lassen oder einen Datenträger anfordern. Nach einem Systemwechsel genügt erst nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, die Bereitstellung auf einem maschinell auswertbaren Datenträger, sofern bis dahin keine Außenprüfung begonnen hat.

Wie lange dauert es, ein Teradata System stillzulegen?

Das hängt von Datenvolumen, Anzahl der Tabellen und Abstimmungsaufwand mit den Fachbereichen ab. Im von der Computerwoche beschriebenen Schlecker Projekt bereitete CSP sieben Systeme einschließlich eines Teradata Data Warehouse innerhalb weniger Monate auf die Abschaltung vor, parallel zum laufenden Betrieb.

Was passiert mit personenbezogenen Daten im Archiv?

Sie dürfen nach Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO so lange aufbewahrt werden, wie eine gesetzliche Pflicht besteht. Danach müssen sie gelöscht werden. Ein Archiv sollte deshalb Fristen je Datenklasse verwalten und abgelaufene Datensätze gezielt löschen können.

Fazit: Erst archivieren, dann abschalten

Ein Teradata System lässt sich erst abschalten, wenn seine Historie an anderer Stelle sicher liegt. Wer Migration und Archivierung von Anfang an getrennt plant, spart die Jahre, in denen das Altsystem nur noch für gelegentliche Rückfragen mitläuft. Die Aufbewahrungspflichten aus AO und HGB, die Fünfjahresregel für den Datenzugriff und die Löschpflichten der DSGVO geben dabei den Rahmen vor. Ein revisionssicheres Datenbankarchiv erfüllt diese Anforderungen und gibt Fachbereich und Prüfern einen direkten Zugang zu den Daten.

Quellen

1. § 147 Abgabenordnung, Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
2. EY Steuernachrichten: Längere Aufbewahrungsfristen bei Banken, Versicherungen und Wertpapierinstituten
3. KPMG VAT Newsletter Oktober 2024: Viertes Bürokratieentlastungsgesetz
4. Forum Verlag Herkert: Aufbewahrungsfristen für Unternehmen (12.11.2025)
5. Datenschutz Grundverordnung (EU) 2016/679, Art. 5 und Art. 17
6. BMF Schreiben vom 28.11.2019: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD)
7. Computerwoche: Über das Ende hinaus. Wozu Anton Schlecker noch eine IT braucht (22.07.2014)
8. Teradata Documentation: Parallel Transporter User Guide, Producer Operators
9. Persistent Systems: From Teradata to the Cloud (Fallstudie)
10. Hexaware: Teradata to Azure SQL Data Warehouse Migration (Fallstudie)